Sistema de inventario para restaurantes: recetas, mermas y costo real por plato

Martín abrió una cevichería en Chiclayo hace dos años. Los fines de semana no hay mesa libre, la caja cierra con buenos números y, aun así, a fin de mes la cuenta del banco no refleja ese movimiento. No le roban la caja. Lo que pasa es más silencioso: la plata se le va entre la balanza del mercado y el plato que sale a la mesa.

Si tienes un restaurante, una pollería, una cevichería o un menú, esta guía es para ti. Vamos a ver dónde se escapa el dinero en una cocina, cómo armar la ficha de cada plato, cómo calcular el costo real con un ejemplo en soles y qué rutinas de compra, merma y conteo te devuelven el control.

Por dónde se escapa la plata en una cocina

Antes de hablar de sistemas, ubica las fugas. En casi todos los restaurantes aparecen las mismas cinco:

1. El rendimiento que nadie mide. Compras pescado entero y vendes filete. Lo que queda en cabeza, espinas y piel también lo pagaste.
2. Las porciones «a ojo». Un cocinero sirve 200 g de pescado y otro 260 g. El precio de carta es el mismo.
3. Los insumos que se vencen. Mariscos, lácteos y verduras tienen días contados. Lo que se bota es margen que desaparece.
4. El consumo que no pasa por caja. Almuerzo del personal, cortesías, pruebas de un plato nuevo, platos devueltos.
5. Los precios que suben y la carta que no se entera. El limón puede duplicar su precio en pocas semanas y tu carta sigue igual.

Ninguna de estas fugas aparece en el reporte de ventas. Por eso necesitas un inventario que piense como cocina, no como tienda.

Tienda y cocina no se controlan igual

	Tienda o bodega	Restaurante
Qué compras	El mismo producto que vendes	Insumos que se transforman
Qué vendes	Unidades (una gaseosa, un paquete de arroz)	Platos hechos con varios insumos
Cómo baja el stock	Una unidad por venta	Gramos y mililitros de cada insumo de la receta
Merma	Ocasional (robo, rotura)	Parte del proceso (limpieza, cocción, porcionado)
Vencimiento	Importante en algunos rubros	Crítico casi siempre
Frecuencia de compra	Semanal o quincenal	Diaria o interdiaria

La conclusión: si tu sistema descuenta «1 ceviche» del inventario, no te sirve. Necesita saber qué insumos y cuántos gramos lleva cada ceviche.

La ficha técnica de cada plato

La ficha técnica (en costos se le llama escandallo o receta estándar) es el documento que une tu carta con tu almacén. Para cada plato registra:

Columna	Para qué sirve
Insumo	Qué ingrediente lleva el plato
Unidad	Gramos, mililitros o unidades, según cómo lo uses
Cantidad neta	Lo que efectivamente llega al plato
Rendimiento	Qué porcentaje del insumo comprado es aprovechable
Cantidad bruta	Lo que tienes que comprar para obtener la cantidad neta
Costo	Lo que te cuesta esa cantidad, según tu última compra

Cuando la ficha está cargada en el sistema, cada venta descuenta del almacén los gramos exactos de cada insumo. El stock baja al ritmo real de la cocina y puedes comparar lo que debió consumirse con lo que realmente falta.

Preparaciones base o subrecetas

La leche de tigre, el ají amarillo licuado, la salsa criolla o la chicha morada se preparan en cantidad y luego se reparten en muchos platos. Trátalas como subrecetas: una ficha que consume insumos al prepararse y que, a su vez, se usa como insumo en otros platos. Así no pierdes de vista cuánto limón se fue en la olla de leche de tigre del sábado.

Ejemplo con números: un ceviche en Chiclayo

Martín vende su ceviche clásico a S/ 35 con IGV incluido. Arma la ficha con los precios del mercado de esta semana y, en un primer intento, usa el precio del pescado entero tal como lo compra:

Insumo	Cantidad neta	Precio de compra	Costo en el plato
Pescado (comprado entero)	220 g	S/ 18.00 / kg	S/ 3.96
Limón	250 g	S/ 6.00 / kg	S/ 1.50
Cebolla roja	70 g	S/ 3.20 / kg	S/ 0.22
Camote	120 g	S/ 3.00 / kg	S/ 0.36
Choclo	100 g	S/ 4.00 / kg	S/ 0.40
Cancha	30 g	S/ 10.00 / kg	S/ 0.30
Ají limo, culantro, ajo y sal	—	—	S/ 0.45
Lechuga y guarnición	—	—	S/ 0.25
Total de insumos			S/ 7.44

Para calcular el margen, primero separa el impuesto, porque el precio de carta lo incluye:

• Precio de carta: S/ 35.00
• Venta sin IGV (35 ÷ 1.18): S/ 29.66
• Costo de insumos: S/ 7.44
• Margen bruto: S/ 22.22
• Food cost (costo ÷ venta sin IGV): 25 %

Un 25 % se ve excelente. El problema es que ese número es falso.

El rendimiento del pescado lo cambia todo

Martín compra el pescado entero a S/ 18 el kilo, pero después de filetearlo solo le queda alrededor del 55 % aprovechable. Entonces, cada kilo de filete le cuesta en realidad 18 ÷ 0.55 = S/ 32.73.

Con ese costo, los 220 g de pescado del plato pasan de S/ 3.96 a S/ 7.20. El total de insumos sube a S/ 10.68 y el food cost real queda en 36 %.

Son S/ 3.24 por plato que no veía. Si vende 50 ceviches al día y abre 26 días al mes, la diferencia llega a unos S/ 4,200 mensuales, solo en un plato. Con ese dato, Martín puede ajustar la porción, negociar con otro proveedor, comprar filete en lugar de pescado entero o revisar el precio de carta, pero ahora decide con números reales.

Como referencia de gestión, muchas cocinas buscan un food cost de entre 28 % y 35 %. No es una regla: depende del tipo de restaurante, del ticket promedio y de tus gastos fijos. Lo importante es conocerlo plato por plato.

Cuando sube el limón

Si el kilo de limón pasa de S/ 6 a S/ 12, los 250 g del plato pasan de S/ 1.50 a S/ 3.00. Con el rendimiento ya corregido, el food cost subiría de 36 % a cerca de 41 %. Un sistema que actualiza el costo de cada insumo con cada compra te muestra ese salto el mismo día, y no cuando revisas las cuentas del mes.

Un apunte sobre el IGV de los restaurantes

El ejemplo usa la tasa general de 18 %. Algunas MYPE del rubro de restaurantes y alojamiento pueden acogerse a una tasa reducida temporal de IGV establecida por ley, siempre que cumplan los requisitos de ingresos y de actividad. Si es tu caso, el porcentaje que separas del precio de carta es distinto; confirma con tu contador qué tasa te corresponde este año antes de calcular tus márgenes.

Mermas: registrarlas con motivo

Una merma que no se registra se convierte en un faltante sin explicación. Clasifícalas para saber qué corregir:

Tipo de merma	Ejemplo	Cómo se controla
De limpieza o preparación	Cabezas, espinas, cáscaras, recortes	Con el rendimiento en la ficha técnica
Por vencimiento	Mariscos que no se usaron a tiempo	Con lotes, fechas de vencimiento y rotación
Por error en cocina	Un arroz con mariscos que se quemó	Registrándolo como salida con motivo
Consumo interno	Almuerzo del equipo, cortesías	Salida interna, nunca como venta
Devoluciones y anulaciones	Plato devuelto por el cliente	Registrando el insumo que ya salió

Dos prácticas que hacen la diferencia:

• Pesa las porciones. Una balanza en la línea de cocina convierte la ficha técnica en una realidad, y se paga sola en pocos días.
• Mide la merma en soles y como porcentaje de la venta. Si un mes salta, busca la causa en almacenamiento, en manipulación o en quién tiene acceso a la cámara.

Compras con método

El costo del plato se define en el momento de la compra. Para no improvisar en el mercado:

• Define un stock mínimo por insumo según tu consumo semanal y el tiempo que tarda cada proveedor en entregar.
• Usa órdenes de compra, aunque sea con tu proveedor de siempre. Evitan pedidos duplicados y dejan claro el precio acordado.
• Cotiza los insumos que más pesan en tu costo: pescado y mariscos, pollo, aceite, arroz y limón.
• Recibe con balanza. Lo que no reclamas en la puerta lo terminas pagando tú.
• Registra las devoluciones a proveedores y lleva las cuentas por pagar en el mismo sistema donde controlas el stock.
• Deja que el costo se actualice solo. Con un kardex valorizado, el costo promedio de cada insumo se recalcula con cada compra y tus fichas técnicas siempre usan precios vigentes.

Conteos físicos: un calendario que funciona

Lo que figura en pantalla es el stock teórico; lo que encuentras en la cámara es el real. Entre ambos está tu pérdida.

Frecuencia	Qué contar	Recomendación
Diario	Pescados, mariscos, carnes y los insumos más caros	Al cierre, con la cocina apagada; toma unos 15 minutos
Semanal	Verduras, abarrotes, bebidas y descartables	El mismo día y a la misma hora cada semana
Mensual	Todo el almacén, la cámara y la barra	Con movimientos detenidos y dos personas contando

Cuenta por zonas, registra las diferencias como ajustes con su motivo y deja que el sistema empiece el día siguiente con el stock correcto.

Lo que tu sistema debe hacer por ti

Para que todo esto no dependa de una libreta, la sala, la cocina y el almacén tienen que estar en el mismo sistema. Con el software para restaurantes de Sistema Facturación Perú gestionas mesas, comandas que llegan a cada área de preparación, modificadores de platos, meseros, propinas, delivery y carta en línea, con la boleta o factura electrónica integrada.

En el depósito, el control de inventario suma kardex por insumo, almacenes separados (cocina, barra, depósito), lotes con su vencimiento, movimientos de un almacén a otro, avisos cuando un insumo llega a su mínimo, conteos físicos con ajustes y devoluciones a proveedores. El kardex valorizado está disponible en los planes superiores. Y en la caja, el punto de venta cobra en efectivo, con tarjeta, transferencia o billetera digital, emite el comprobante en el mismo paso y cierra el turno con arqueo.

Seis indicadores para revisar cada lunes

1. Food cost total del local y de los cinco platos que más salen.
2. Merma de la semana en soles, con su motivo principal.
3. Diferencia entre el conteo y el sistema en pescados, mariscos y carnes.
4. Utilidad por plato, que no siempre coincide con el plato más vendido.
5. Precio de compra de tus diez insumos principales, para detectar subidas a tiempo.
6. Consumo interno y cortesías en soles, para que no crezcan sin que nadie lo note.

Con estos seis números cada semana, dejas de manejar el restaurante por intuición y empiezas a tomar decisiones con datos.

Pon tu cocina en orden con Sistema Facturación Perú

Cargar tus fichas técnicas, conectar la comanda con el almacén y ver tu food cost real es más rápido de lo que parece. Pide una demo gratuita y te mostramos tu propia carta funcionando en el sistema, desde el pedido en la mesa hasta el kardex. Si ya quieres comparar opciones, revisa los planes en la página de precios.