Kardex valorizado en tu sistema: cómo funciona y cuándo lo pide SUNAT

Pregúntale a la dueña de una librería en el Cusco cuántos cuadernos tiene y te lo dirá en segundos. Pregúntale cuánto dinero tiene invertido en esos cuadernos, al costo, y la respuesta se complica: compró en febrero, volvió a comprar más caro antes de la campaña escolar y ya vendió una buena parte. Ese segundo dato es el que entrega un kardex valorizado.

Y no solo le sirve a ella. Cuando una empresa supera ciertos niveles de ingresos, SUNAT le exige llevar un registro de inventario permanente valorizado, que se apoya justamente en ese kardex. No tenerlo cuando corresponde abre la puerta a reparos y multas. Veamos cómo funciona, cómo se calcula y cuándo es obligatorio.

El kardex valorizado, columna por columna

Un kardex es la ficha de movimientos de un producto. La versión valorizada agrega a cada fila el costo de lo que entra y sale, y el valor de lo que queda. Estas son sus columnas habituales:

Columna	Qué guarda	Ejemplo
Fecha	Cuándo ocurrió el movimiento	20/02
Documento	El comprobante o documento que lo respalda	Factura de compra F001-1452
Tipo de operación	Compra, venta, devolución, traslado, ajuste, merma	Compra
Entradas: cantidad, costo unitario y costo total	Lo que ingresó y a qué costo	200 × S/ 4.50 = S/ 900
Salidas: cantidad, costo unitario y costo total	Lo que salió y con qué costo se valorizó	350 × S/ 4.20 = S/ 1,470
Saldo: cantidad, costo unitario y costo total	Lo que queda y cuánto vale	150 × S/ 4.20 = S/ 630

La última columna es la que cambia la conversación: te dice cuánto vale tu stock al costo, en cualquier fecha. No al precio de venta ni a ojo, sino según lo que realmente pagaste.

Un detalle importante: el costo de una compra no es solo el precio del proveedor. Según la Ley del Impuesto a la Renta, el costo de adquisición incluye también gastos como fletes, seguros y otros necesarios para poner el bien en tu almacén. Y el IGV que usas como crédito fiscal no forma parte del costo.

¿Y el kardex en unidades?

El kardex en unidades registra solo cantidades. Te sirve para saber qué hay en cada almacén y cuándo reponer, pero no te dice cuánto cuesta lo que vendes ni cuánto vale lo que guardas. Si estás evaluando cuál de los dos necesitas, lo comparamos con un ejemplo práctico en inventario valorizado vs. inventario simple.

Qué métodos de valuación acepta la ley peruana

Cuando compras el mismo producto a distintos precios, aparece la pregunta de fondo: ¿con qué costo sale cada unidad vendida? La respuesta depende del método de valuación.

El artículo 62 de la Ley del Impuesto a la Renta enumera los métodos permitidos para valuar existencias. Entre ellos están:

• Primeras entradas, primeras salidas (PEPS).
• Promedio diario, mensual o anual (el promedio ponderado que usan casi todos los sistemas).
• Identificación específica, útil cuando cada unidad es distinta, como un vehículo o una joya.
• Otros métodos especiales previstos en la norma, como el de inventario al detalle o por menor y el de existencias básicas.

Un error que se arrastra de libros de texto extranjeros: el método UEPS (últimas entradas, primeras salidas) no figura entre los métodos permitidos en la legislación peruana del Impuesto a la Renta.

Caso práctico: cuadernos en una librería del Cusco

Los montos están sin IGV.

Compras:

• 5 de febrero: 300 cuadernos a S/ 4.00 = S/ 1,200
• 20 de febrero: 200 cuadernos a S/ 4.50 = S/ 900

Saldo: 500 cuadernos con un costo total de S/ 2,100.

Venta: el 1 de marzo, en plena campaña escolar, vende 350 cuadernos a S/ 7.00 cada uno. Ingreso: S/ 2,450.

Con promedio ponderado

Costo promedio: S/ 2,100 ÷ 500 = S/ 4.20 por cuaderno.

• Costo de lo vendido: 350 × S/ 4.20 = S/ 1,470
• Saldo: 150 cuadernos × S/ 4.20 = S/ 630

Con PEPS

Salen primero los 300 cuadernos más antiguos y luego 50 de la segunda compra.

• Costo de lo vendido: (300 × S/ 4.00) + (50 × S/ 4.50) = S/ 1,200 + S/ 225 = S/ 1,425
• Saldo: 150 cuadernos de la segunda compra × S/ 4.50 = S/ 675

Los dos resultados lado a lado

Concepto	Promedio ponderado	PEPS
Ingreso por la venta	S/ 2,450	S/ 2,450
Costo de lo vendido	S/ 1,470	S/ 1,425
Utilidad bruta	S/ 980	S/ 1,025
Valor del saldo (150 cuadernos)	S/ 630	S/ 675

La misma venta deja S/ 45 más de utilidad con PEPS. En un solo producto parece poco, pero en una librería con miles de artículos y precios que suben cada campaña, el método elegido cambia tanto la renta que declaras como las existencias que muestra tu balance.

¿Qué método le conviene a tu negocio?

• Promedio ponderado: el más práctico para negocios con muchos productos y compras frecuentes, como bodegas, ferreterías o distribuidoras. Suaviza los cambios de precio y es fácil de mantener.
• PEPS: deja en el saldo el costo de las compras más recientes, más cercano al valor de reposición. Encaja bien en rubros con fecha de vencimiento, como farmacias o alimentos, donde de todos modos se vende primero lo más antiguo.
• Identificación específica: para bienes únicos o de alto valor que se pueden distinguir uno por uno.

Una vez elegido, no se cambia a voluntad

La normativa del Impuesto a la Renta no permite variar el método de valuación de un ejercicio a otro sin autorización de SUNAT. Por eso esta decisión se toma con tu contador antes de configurar el sistema, no al cierre del año cuando ves qué método te conviene más.

La parte tributaria: el registro de inventario permanente valorizado

Qué respalda

Este registro forma parte de los libros que la normativa tributaria exige a ciertas empresas. Su función es demostrar que el costo de ventas que restas en tu declaración del Impuesto a la Renta proviene de movimientos reales de mercadería, documento por documento. Sin ese respaldo, SUNAT puede desconocer parte del costo en una fiscalización.

Quiénes deben llevarlo

La regla aparece en el art. 35 del Reglamento de la LIR (Ley del Impuesto a la Renta) y se determina según los ingresos brutos del ejercicio anterior, expresados en UIT. En términos generales:

Nivel de ingresos del ejercicio anterior	Qué se debe llevar
El tramo más bajo	Inventarios físicos al cierre del ejercicio
El tramo intermedio	Registro de inventario permanente en unidades físicas
El tramo más alto	Registro de inventario permanente valorizado y registro de costos

Preferimos no fijar aquí los montos exactos en UIT: el valor de la UIT cambia cada año y la redacción de los tramos ha tenido modificaciones. Antes de decidir, revisa con tu contador, o en el portal de SUNAT, en qué nivel quedas según lo que facturaste el año pasado.

Lo que sí debes tener claro

• Se mide con el ejercicio anterior. Lo que vendas este año define tu obligación del próximo.
• El régimen no decide solo. Estar en el Régimen General o en el MYPE Tributario no te obliga ni te exime por sí mismo; manda el nivel de ingresos.
• Hay un plazo máximo de atraso. SUNAT fija por resolución cuántos meses puede estar atrasado este registro. No se arma la víspera de una fiscalización: debe llevarse al día.
• Tiene un formato. SUNAT establece el contenido mínimo del registro (el conocido formato 13.1), que tu sistema debería poder generar.

Cuatro razones para llevarlo aunque no estés obligado

1. Conoces tu margen real. Calcular la utilidad con el último precio de compra da un número equivocado cuando compraste a varios precios. Con el kardex valorizado, cada venta lleva asociado su costo verdadero.
2. La merma se mide en soles. Cuando el conteo físico no cuadra, ya no hablas de «unas cuantas unidades», sino de S/ 520 que faltan este mes. Ese número sí motiva a revisar procesos.
3. Ves el capital dormido. Puedes vender bien y estar sin efectivo porque tienes miles de soles en mercadería parada. Revisando el saldo en soles de cada artículo, lo detectas enseguida.
4. Te prepara para crecer. Si pides un préstamo o superas el tramo de ingresos, ya tendrás el historial ordenado y unos estados financieros con el inventario bien sustentado.

Excel o sistema: cuándo dar el salto

Situación	Excel	Sistema con kardex automático
Pocos productos y pocas compras al mes	Funciona	También funciona
Cientos de productos y compras semanales	Fórmulas que se rompen	Se calcula con cada movimiento
Varias personas registrando	Versiones distintas del archivo	Un solo registro con usuario y fecha
Ventas desde el punto de venta	Hay que copiarlas a mano	Las salidas se generan solas
Pedido del contador	Días de preparación	Reporte listo para exportar

En un sistema, el kardex se arma a partir de lo que ya haces: cada compra que registras crea la entrada con su costo, cada venta genera la salida valorizada con el método configurado, y los traslados, ajustes y devoluciones quedan anotados con su documento y el usuario que los hizo.

Hábitos que mantienen el kardex confiable

• Registra cada compra el día que llega, con su factura y los gastos que forman parte del costo.
• Anota mermas y productos dañados con su motivo, en lugar de ajustar todo de golpe al final del año.
• Haz conteos físicos al menos al cierre del ejercicio, y con más frecuencia en los productos de mayor valor.
• Revisa los ajustes grandes antes de aprobarlos: suelen esconder errores de registro.

Un kardex valorizado alimentado tarde o a medias es casi tan inútil como no tenerlo.

Tu kardex se arma solo con Sistema Facturación Perú

En Sistema Facturación Perú, el sistema de inventario registra cada compra, venta, traslado y ajuste, y el kardex valorizado está disponible en los planes superiores para que veas el costo y el saldo en soles de cada producto. Si tu contador trabaja con CONCAR, SISCONT, CONTASIS u otro de los programas compatibles, le exportas la información en su formato; mira cómo funciona en nuestro software contable.

¿No sabes si estás obligado? Revísalo con tu contador y los ingresos del año pasado. Y si quieres ver tu kardex armado con tus propios productos, conversemos o compara los planes en la página de precios.